Seguimientos
¿Qué es un Seguimiento en BetterBroker?
Un Seguimiento en BetterBroker es el proceso mediante el cual inicializamos y gestionamos la relación con un contacto o lead, dando continuidad a su interés por una serie de requerimientos en específico tales como el tipo de operación (renta o venta), el rango de precio, el tipo de propiedad o la ubicación.
Esta herramienta te permite visualizar las propiedades disponibles que se alinean con los requerimientos del prospecto y facilitar el seguimiento de la negociación.
En la vista principal de Seguimiento, encontrarás un tablero tipo Kanban con columnas que representan cada estado del proceso. Los seguimientos pueden moverse entre columnas simplemente arrastrando y soltando, lo que actualiza automáticamente su estado.
Cada tarjeta de seguimiento muestra información relevante como:
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Contacto/Lead
Nombre y datos de contacto del interesado (email y teléfono). -
Requerimientos clave
Tipo de operación (renta/venta), rango de precio, tipo de propiedad, ubicación, etc. -
Asesor asignado
Responsable del seguimiento. -
Estado actual
Etapa en la que se encuentra el proceso: Sin Estatus, Visita Realizada, Opciones Enviadas, entre otros.
Creación de un Seguimiento
Para crear un Seguimiento es necesario contar con:
- Un contacto o lead interesado en rentar o comprar una propiedad.
- Los requerimientos mínimos de la propiedad deseada (precio, tipo, operación, ubicación, etc.).
Existen tres formas principales de crear un Seguimiento:
1. Desde Bandeja de Entrada
Es el método más ágil. Desde la Bandeja de Entrada, selecciona el lead deseado y haz clic en el botón Crear Seguimiento. El sistema toma automáticamente:
- El lead como contacto.
- Los parámetros de la propiedad ideal precargados desde los datos del lead.
Solo es necesario verificar la información y hacer clic en Guardar.
2. Desde Contactos
Desde la sección de Contactos, selecciona el contacto deseado, al abrir sus detalles haz clic en la sección Seguimiento, y dentro de esta, en el botón Nuevo Seguimiento.
El sistema precarga la información del contacto automáticamente, pero los requerimientos de propiedad deben introducirse manualmente según lo indicado por el prospecto.
3. Desde la sección de Seguimientos
Directamente en la sección de Seguimientos, haz clic en el botón Nuevo Seguimiento.
Esto abrira un formulario en blanco que requiere el llenado completo de:
- Un contacto existente o crear uno nuevo.
- Los requerimientos de la propiedad registrados manualmente.
Detalles de Seguimiento
Una vez creado el seguimiento, puedes hacer clic en cualquier tarjeta para abrir sus detalles completos haciendo click en el botón inferior izquierdo.
En los detalles de seguimiento encontrarás información relevante como:
- Contacto/Lead: Nombre y datos de contacto del interesado como email y teléfono.
- Requerimientos clave: Tipo de operación (renta/venta), rango de precio, tipo de propiedad y ubicación.
- Asesor asignado: Responsable del seguimiento (parte superior derecha).
- Estado actual: Etapa en la que se encuentra el proceso: Sin Estatus, Visita Realizada, Opciones Enviadas, entre otros.
- Método de contacto: Método por el cual contactó la inmobiliaria (Mercado Libre, Facebook, etc.).
- Metadatos: Quién creó y quién actualizó el registro, junto con las fechas correspondientes.
Estos datos sirven como referencia rápida para identificar la transacción y su estado actual.
También es posible cambiar el estado del seguimiento directamente desde el menú superior, sin necesidad de regresar al tablero principal.
Una vez iniciado un proceso de cierre, el estatus del seguimiento cambia a "En Cierre" y no puede ser modificado a menos que se cancele el cierre asociado.
Reasignación de Asesor
Si cuentas con permisos de gerencia, puedes reasignar el asesor responsable del seguimiento haciendo clic en el selector que se encuentra en la parte superior derecha.
Menú de Secciones
El cierre está dividido en distintas secciones accesibles desde un menú superior:
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Contacto: Información de la persona interesada en la propiedad.
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Requerimiento: Detalles del tipo de propiedad que el prospecto está buscando.
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Coincidencias: Propiedades que coinciden con los requerimientos del prospecto.
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Historial: Registro de actividades, actualizaciones o movimientos relacionados con el seguimiento.
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Propiedades Enviadas: Listado de propiedades que han sido compartidas con el prospecto.
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Propiedades en Cierre: Listado de propiedades que están en proceso de cierre con el seguimiento asociado.
Las secciones de Coincidencias cuenta con un apartado para compartir propiedades de potencial interés con el prospecto.
Flujo del proceso de Seguimiento
El Seguimiento avanza mediante estados predefinidos que reflejan la etapa actual dentro del ciclo de de la venta. El proceso concluye cuando:
- El prospecto decide no continuar (estado: Cancelado).
- El prospecto compra o renta la propiedad (estado: Cerrado), lo que da pie a la creación de un Cierre.
Notas Importantes
- El movimiento entre estados es visual e intuitivo: arrastra cada tarjeta entre columnas para actualizar su estatus y reflejar el avance real de la negociación.
- Es posible agregar más estados si cuentas con permisos de gerencia.
Buenas prácticas
- Verifica los datos automáticos: Cuando se crea un seguimiento desde un lead es importante verificar los datos para no obtener informacion erronea a futuro.
- Actualiza estados con regularidad: Mantén el tablero reflejando la realidad de cada negociación.
- Usa el historial: Registra cada interacción para tener contexto en todo momento.
- Cierra o declina seguimientos oportunamente: Mantén tu pipeline limpio y actualizado.